¿Por qué un evento?

Un evento es una potente herramienta de comunicación, tanto en el ámbito empresarial e institucional como en la vida social, que puede ser muy rentable y alcanzar resultados extraordinarios si se planifica adecuadamente.

En primer lugar conviene establecer cual es el objetivo del evento para que todas las actividades y desarrollo del mismo vayan encaminadas a lograr un mismo fin y todas las personas que trabajan en la organización lo hagan de forma coordinada y en armonía, persiguiendo los mismos resultados. Cualquier evento tiene un objetivo y es importante definirlo para tener un norte claro, por ejemplo, si se trata

de un evento de inauguración de una empresa el principal objetivo será dar a conocer el negocio y conseguir contactos interesantes, y si se trata de la celebración de una boda el objetivo será compartir con los invitados la felicidad del momento y lograr que disfruten lo máximo posible.

Una vez fijado el objetivo, hay que definir todos los factores clave del evento, es decir, la fecha, el lugar, el público al que va dirigido o lista de invitados, como se va a desarrollar, la temática o identidad e imagen del evento, los medios materiales y humanos que se van a necesitar, la logística, como se va a comunicar, cuando y en que medio, etc., etc.

Todos y cada uno de estos factores se deben decidir y planificar con especial cuidado porque un error en su planificación puede producir resultados negativos y hacer que se pierda una inversión muy rentable. Por ejemplo, si elegimos como fecha para nuestro evento de empresa el mismo día y hora que España juega la final del mundial de fútbol, probablemente la mayoría de nuestros invitados no asistirán al evento, por lo que no solo no lograremos los objetivos del evento sino que además será una inversión perdida, o si contratamos para nuestra boda un catering que no conocemos, que no tiene experiencia o no conoce el lugar, probablemente el resultado no será satisfactorio y nuestros invitados siempre recordarán que no comieron bien ese día.

En un evento siempre queremos transmitir un mensaje, puede ser profesional, de negocios, afectivo o del tipo que sea, en cualquier caso se trata de provocar sentimientos, sensaciones...en definitiva de comunicar. En este sentido hay que tener en cuenta que cada elemento, persona o detalle, TODO COMUNICA, por eso es muy importante que los invitados perciban lo que buscamos, plasmar bien nuestro mensaje y nuestra identidad a través de la decoración, el material gráfico y audiovisual, la música, los olores, el comportamiento y estética de las personas, el lenguaje, las actividades, el protocolo, la forma de comunicar el evento y en el evento, cada uno de estos elementos debe ir en línea con los otros y tener sentido para crear imagen.

Detrás de todo lo anterior se encuentra una de las claves de éxito de cualquier evento, que es el planning de organización, el timming del día del evento y el presupuesto, ningún otro detalle podrá lucirse si estos tres puntos no se estudian y se elaboran con precisión, además de realizar un seguimiento y actualización permanente de los mismos, y se utilicen para llevar un control.

Por último el trabajo no termina el día del evento, siempre quedan tareas por hacer, pero las más importantes son las que van a contribuir al éxito del mismo, gestión de contactos y relaciones establecidas en el mismo, agradecimientos, respuestas a necesidades e impresiones detectadas durante el mismo y cualquier acción derivada que pueda contribuir al logro de los objetivos.

Ni que decir tiene, el poder y relevancia de contar con personas que cuenten con una gran capacidad de trabajo, de compromiso, entusiasmo, resolución y sobre todo creatividad para lograr sorprender, cautivar e impactar a nuestros invitados.

María Nieto Lerdo de Tejada

17 de Junio de 2014

¿Por qué un Baby Shower?

Inspirada por los grandes acontecimientos de estos días y los que están por llegar de personas tan cercanas y queridas, aprovecho para darles mi Enhorabuena de todo corazón y para hablar sobre el famoso “Baby Shower”, que tan de moda esta y tan poco conocido y usual es para la mayoría en España.

Se trata de un evento tradicionalmente celebrado en EEUU con motivo de la llegada de un bebé al mundo, y que al parecer tiene su origen en la costumbre de organizar una fiesta de chicas para festejar el embarazo de la amiga y hacerle entrega de los regalos que se han comprado para el recién nacido. Tenía por tanto un fin solidario, ya que era una manera de echar una mano a los padres facilitando la canastilla y todo lo que necesitara bebé, evitandoles el gran desembolso que supone.

El Baby Shower normalmente tiene como temática el color rosa o azul utilizando una decoración infantil en esos tonos con globos, flores, manteles y servilletas, dulces, etc. Normalmente se suele ofrecer una merienda o aperitivo y las invitadas llevan detalles para el recién nacido e incluso a veces hay lista de regalos de nacimiento contratada por los padres en alguna tienda dónde tengan las cosas que necesitan, por lo que los invitados no tienen que preocuparse de si el regalo será adecuado o no.

Por supuesto, al igual que cualquier evento o celebración se puede tematizar y organizar como se quiera, incluyendo todo tipo de detalles, sorpresas, animación, etc.

Al margen de la forma en que se celebre, la realidad es que se trata de algo muy práctico tanto para los invitados como para los padres, ya que estos se evitan el goteo permanente de visitas –esperadas y deseadas o no-, que se suele producir durante 1-2 meses aproximadamente desde que nace el bebé, y que produce un agotamiento, tiempo y gasto permamente de atención a dichas visitas, y por otro lado para los invitados, resulta muy cómodo el tener una fecha fija para conocer al bebé y felicitar a los padres, además de pasar un rato divertido y aprovechar para entregarles su regalo, sin necesidad de estar varios días pendientes de encontrar el momento oportuno para ponerse de acuerdo.

María Nieto Lerdo de Tejada

28 de Abril de 2014

Esta de moda…contratar un Wedding Planner!

El sector de la moda, desde la high street fashion hasta el lujo más exclusivo esta influido cada temporada por marcadas tendencias, dónde el estilo y el diseño juegan un papel fundamental, con una interesante evolución a lo largo de la historia. Todas las modas “vuelven” pero se actualizan o modernizan las prendas y la creatividad y libertad de

Instantanea y Tomaprimera

expresión crece exponencialmente, por lo que cada vez hay una oferta mayor y más diversa, con un creciente número de competidores y variedad de estilos. Por este motivo cada vez se hace más necesario un asesoramiento experto y profesional, por ejemplo  en Atelier Wedding cualquier Novia seguro que se podrá inspirar.

Lo mismo ocurre con la organización de bodas, dónde existen diferentes gustos y necesidades condicionados por las modas, dónde el estilo y el diseño son el punto clave de personalización y éxito. Todas las “tradiciones” vuelven, solo que también se modernizan. La evolución del mercado desemboca en innumerables opciones para elegir el lugar de celebración, el vestido, la flor, las fotos, los detalles y un sin fin de partidas, de manera que se crea una gran confusión entre parejas que no tienen tiempo y simplemente tienen una idea de boda y el deseo de que todo salga bien.

Arantxa Sandúa 

En este contexto, nos preguntamos si contratar un Wedding Planner se trata de una moda o de una necesidad...en un mundo en el que los horarios de trabajo nos absorben, dónde cada vez hay más movilidad, dónde la tendencia lógica, tanto en el ámbito personal como en el particular, es de externalizar servicios de manera que nosotros podamos ahorrarnos costes al contar con un experto que va a hacer el mismo trabajo que nosotros pero mejor y en menos tiempo…y así podamos dedicarnos a nuestros quehaceres…un Wedding Planner es "imprescindible para la salud", según palabras textuales de algunos clientes de Today.

Hablamos de un experto/a que se convierte en su persona de confianza, un asesor personal de Los Novios que les guiará durante toda la organización, haciendo por ellos el trabajo más pesado, asesorándoles de acuerdo a criterios objetivos, a su experiencia, y a la investigación constante, y que les ayudará a decidir buscando las mejores alternativas para ellos. Un WP analiza, comprende y se pone en la piel de Los Novios de tal forma que ellos tan solo tendrán que probar y tomar decisiones a lo “Pretty Woman”, prueba con Today!

En una boda se realiza un esfuerzo económico lo suficientemente grande como para que interese rentabilizarlo lo mejor posible, además de tener la seguridad de que el “Día del Desfile” todo saldrá perfecto y Los Novios podrán disfrutarlo.

  

María Nieto Lerdo de Tejada

Madrid, 21 de Febrero de 2014

Planes de Boda

¡Felicidades! se produjo ese momento romántico tan esperado o inesperado y...estás comprometida! Ahora tienes que pensar en muchas cosas antes de que llegue el Gran Día  y disfrutar de una maravillosa luna de miel. 

A partir de este momento tendrás que encontrar la manera de anunciar la noticia, elegir una fecha, elaborar un presupuesto y armarte de paciencia y diplomacia. Este es el comienzo de un largo viaje, que podrá ser más o menos cómodo según la cantidad de curvas y baches que te vayas encontrando en el camino, lo cual depende en gran medida de la planificación inicial. 

Para realizar dicha planificación lo ideal es la elección de una buena Wedding Planner que te ayude a elegir una ruta a tu medida, la experiencia, referencias, profesionalidad y calidad del servicio pueden ser algunos de los principales aspectos a valorar. 

En cualquier caso no te olvides del plan y prepara un buen cheeklist! 

María Nieto Lerdo de Tejada 

Noviembre 2013

Boda Ideal

Una boda ideal…,concepto que empleamos con tanta frecuencia y tan difícil de explicar y comprender, requiere realmente un sexto sentido tanto para una cosa como para la otra y sobre todo para lograr que sea ideal.

Después de muchos momentos emotivos uno se va dando cuenta de que en estas ocasiones todo son sentimientos y cualquier detalle, tangible o intangible, puede provocar que fluyan y se cree la magia.

La boda ideal no es aquella que tiene la decoración más espectacular, ni la más lujosa; no es una boda en la finca de moda ni en la torre más alta de la ciudad, tampoco es la que cuenta con el mejor DJ del momento ni la más original.

Fuente: www.allposters.com

Cada pareja tiene su boda ideal, y muchas veces es difícil transmitir cual es. Quizá sea aquella en la que hay una sincronización perfecta de todos esos elementos y todas las personas que están involucradas en la organización, los que trabajan en armonía, de forma coordinada y con pasión logrando un resultado increíble.

Cada uno de los 5 o 6 sentidos tiene su papel…pero una vez más la unión hace la fuerza…abrazar a las personas que más quieres al son de tu música preferida…con aroma a tu flor favorita y a ese perfume que tanto te costo elegir…mientras saboreas un menú bien escogido y ves el cómo te mira tu media naranja…

Cuando eres exigente con cada detalle y trabajas duro en busca de esa perfección, produce una gran satisfacción ver cómo todas las piezas encajan de maravilla, sus caras de felicidad, las lágrimas en los ojos…hablan por si solas. Si además balbucean…”es mi sueño hecho realidad”…te das cuenta de que es su boda ideal y sigues sin poder definirlo, solo que por un momento…tienes que contener tus propias emociones…

María Nieto Lerdo de Tejada

Madrid, 24 de Abril de 2013

¿A quien invitamos?

La lista de invitados, que con tanta ilusión iniciamos incluyendo a todas las personas que nos gustaría poder invitar, probablemente termine siendo mucho más extensa de lo que nos podemos permitir, ya sea por motivos de espacio, por cuestión de presupuesto o por preferir una boda más reducida.

Si es así, a partir de ese primer borrador, podemos trabajar la lista y reducirla estableciendo un criterio válido para todos, de manera que podamos explicarlo a nuestras familias y amigos sin ningún tipo de discriminación. Una boda es motivo de alegría y felicidad, por nada del mundo querríamos que se viera empañada por tensiones o malentendidos.

A la hora de reducir la lista, quizá lo menos conflictivo sea eliminar a los compañeros de trabajo. Podemos explicarles los motivos reales o decirles que nos encantaría contar con ellos pero es una boda pequeña o que nos lo impiden motivos familiares, no tienen por qué molestarse. Tener en cuenta que nadie suele invitar a una boda pensando en que le vayan a devolver la invitación, cada pareja tiene sus circunstancias y cada boda es diferente.

A veces, sobre todo cuando se comparten los gastos de la boda, se divide la lista en tres partes: los invitados de la familia del novio, los invitados de la familia de la novia y los invitados de los novios. Esto no siempre es factible, pero es una forma equitativa de hacerlo. 

En cualquier caso es importante incluir a todo el mundo, sin olvidar a los más cercanos y allegados, ya que necesitaremos hacer el recuento exacto tanto del número de invitaciones que vamos a entregar, como del número de comensales para el banquete, incluyéndonos a nosotros mismos.

Cuando hay niños conviene tomar una postura clara y hacerla saber a nuestros familiares y amigos. Si hacemos alguna excepción habrá padres que se preguntarán por qué ese niño esta en la boda y su hijo no, pudiendo ofenderse y estar a disgusto. En todo caso, si determinados niños son especiales para Los Novios, los ideal es darles algún papel relevante en la ceremonia, sin dejar de invitar a otros niños, así no ofenderemos a nadie.

Por otro lado, cuando tenemos invitados solteros, sin pareja o y que no conocen a nadie, incluso personas cercanas que nos estén ayudando intensamente con la boda, podemos tener el detalle de ofrecerles invitación para llevar acompañante a la boda y así se sientan más cómodos.

Ante situaciones difíciles, como por ejemplo padres separados o divorciados, incluso que tienen nuevas parejas, nuestro objetivo debe ser evitar cualquier tipo de tensión familiar y conviene que diseñemos una estrategia para manejar la situación. Si pensamos que puede surgir algún problema lo mejor es hablar directa, clara y honestamente con esas personas para pedirles su cooperación, recordándoles lo mucho que significa para nosotros.

Como medida preventiva, es recomendable sentar en mesas separadas a las personas o parejas que tienen conflictos, junto con sus familiares o amigos, y que sus mesas estén lo más distantes posible. Puede darse la situación en la que sea necesario hacer esto con personas muy cercanas, padres, hermanos…, no dudemos ni un minuto, se trata de nuestro gran día.

Cabe mencionar la consideración que debemos tener con los  que vienen de fuera, ya que hacen un esfuerzo para estar con nosotros ese día y merecen que tengamos ciertas atenciones con ellos.

El trato que demos a nuestros invitados será clave para el día de nuestra boda, si están a gusto será más fácil lograr un ambiente entrañable y tendremos el éxito garantizado, llámanos y te ayudaremos a que todo el mundo quede encantado.

María Nieto Lerdo de Tejada

Madrid, 28 de Febrero de 2013

Segundas Oportunidades

Comienza el año, y que mejor momento para retomar ilusiones frustradas y proyectos aparcados; llenarse de energía positiva y lanzarse a hacer esas pequeñas o grandes cosas que siempre hemos querido.

A veces, por circunstancias de la vida, imprevistos, problemas de salud, trabajo u otros, la celebración de una boda se puede ver truncada, o, simplemente imposible de organizar, aunque el matrimonio sí tenga lugar.

Cuando esto ocurre, tanto a Los Novios como a sus seres queridos les invade una gran desilusión y tristeza que se traduce en “una espinita para siempre”.

Sin embargo, huyendo de normas y estándares, en ocasiones LAS SEGUNDAS OPORTUNIDADES SÍ EXISTEN. Si el matrimonio no pudo estar seguido de un banquete, un baile, una luna de miel…¿por qué no renovar los votos o el compromiso? ¿por qué no preparar una bonita y emotiva ceremonia dónde puedan participar vuestros familiares y amigos? ¿por qué no hacer esa fiesta o ese viaje que tanto soñasteis y no pudisteis realizar?.

Fuente: http://wwww.www.partyrama.eu

Las bodas de plata, bronce, papel; el 1º Aniversario, el 23ª o el 37ª, cada año que pasa es más importante que los demás y una estupenda excusa para quitarse esa espinita y poner en marcha esa pequeña o gran celebración que tanta ilusión os hace.

En Today empezamos el 2013 trabajando en algo muy especial, una segunda oportunidad que nos llena de emociones y satisfacción, y queremos compartirlo con vosotros.

¡Feliz Año Nuevo!