Un evento es una potente herramienta de comunicación, tanto en el ámbito empresarial e institucional como en la vida social, que puede ser muy rentable y alcanzar resultados extraordinarios si se planifica adecuadamente.
En primer lugar conviene establecer cual es el objetivo del evento para que todas las actividades y desarrollo del mismo vayan encaminadas a lograr un mismo fin y todas las personas que trabajan en la organización lo hagan de forma coordinada y en armonía, persiguiendo los mismos resultados. Cualquier evento tiene un objetivo y es importante definirlo para tener un norte claro, por ejemplo, si se trata
Una vez fijado el objetivo, hay que definir todos los factores clave del evento, es decir, la fecha, el lugar, el público al que va dirigido o lista de invitados, como se va a desarrollar, la temática o identidad e imagen del evento, los medios materiales y humanos que se van a necesitar, la logística, como se va a comunicar, cuando y en que medio, etc., etc.
Todos y cada uno de estos factores se deben decidir y planificar con especial cuidado porque un error en su planificación puede producir resultados negativos y hacer que se pierda una inversión muy rentable. Por ejemplo, si elegimos como fecha para nuestro evento de empresa el mismo día y hora que España juega la final del mundial de fútbol, probablemente la mayoría de nuestros invitados no asistirán al evento, por lo que no solo no lograremos los objetivos del evento sino que además será una inversión perdida, o si contratamos para nuestra boda un catering que no conocemos, que no tiene experiencia o no conoce el lugar, probablemente el resultado no será satisfactorio y nuestros invitados siempre recordarán que no comieron bien ese día.
En un evento siempre queremos transmitir un mensaje, puede ser profesional, de negocios, afectivo o del tipo que sea, en cualquier caso se trata de provocar sentimientos, sensaciones...en definitiva de comunicar. En este sentido hay que tener en cuenta que cada elemento, persona o detalle, TODO COMUNICA, por eso es muy importante que los invitados perciban lo que buscamos, plasmar bien nuestro mensaje y nuestra identidad a través de la decoración, el material gráfico y audiovisual, la música, los olores, el comportamiento y estética de las personas, el lenguaje, las actividades, el protocolo, la forma de comunicar el evento y en el evento, cada uno de estos elementos debe ir en línea con los otros y tener sentido para crear imagen.
Detrás de todo lo anterior se encuentra una de las claves de éxito de cualquier evento, que es el planning de organización, el timming del día del evento y el presupuesto, ningún otro detalle podrá lucirse si estos tres puntos no se estudian y se elaboran con precisión, además de realizar un seguimiento y actualización permanente de los mismos, y se utilicen para llevar un control.
Por último el trabajo no termina el día del evento, siempre quedan tareas por hacer, pero las más importantes son las que van a contribuir al éxito del mismo, gestión de contactos y relaciones establecidas en el mismo, agradecimientos, respuestas a necesidades e impresiones detectadas durante el mismo y cualquier acción derivada que pueda contribuir al logro de los objetivos.
Ni que decir tiene, el poder y relevancia de contar con personas que cuenten con una gran capacidad de trabajo, de compromiso, entusiasmo, resolución y sobre todo creatividad para lograr sorprender, cautivar e impactar a nuestros invitados.
María Nieto Lerdo de Tejada
17 de Junio de 2014
